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Fatura, Recibo ou Fatura-Recibo: Qual devo emitir?

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Se trabalhas por conta própria — seja como freelancer, consultor, designer, terapeuta ou noutra atividade — é natural surgirem dúvidas sobre os documentos que deves emitir: fatura, recibo ou fatura-recibo? Vamos explicar o que é cada um destes documentos, quando os deves usar e como os emitir de forma simples.

O que é uma Fatura?

A fatura é o documento que emites para registar a venda de um bem ou a prestação de um serviço. É como um "pedido de pagamento" que deve ser entregue ao cliente no momento da transação ou até cinco dias úteis depois.​ 

O que deve conter uma fatura:

• Data de emissão
• Número sequencial 
• Identificação do fornecedor e do cliente (nome, NIF e morada)
• Descrição detalhada dos bens ou serviços prestados
• Valores unitários e totais
• Taxas de IVA aplicáveis
• Condições de pagamento

A fatura é obrigatória para efeitos fiscais e deve ser comunicada à Autoridade Tributária até ao dia 5 do mês seguinte à sua emissão.

O que é um Recibo?

O recibo é o documento que comprova que o pagamento foi feito. Emite-se após o pagamento da fatura e serve como prova de que o cliente já liquidou o valor em dívida.

Deve conter:​

• Data do pagamento
• Referência à fatura correspondente
• Montante pago
• Identificação do pagador e do recebedor​

É importante para efeitos de contabilidade e para comprovar que a obrigação de pagamento foi cumprida.​

O que é uma Fatura-Recibo?

A fatura-recibo combina dois documentos num só — a fatura (pedido de pagamento) e o recibo (confirmação de pagamento). É usada quando o pagamento já foi feito no momento da prestação do serviço ou da venda do bem.

É muito comum entre trabalhadores independentes e simplifica o processo, já que evita ter de emitir dois documentos separados.

💡 Dica prática: Por vezes, o cliente já pagou e só depois é que te lembraste que tinhas de emitir a fatura. Nesses casos, como o pagamento já foi feito, o ideal é emitir uma fatura-recibo. Assim resolves tudo com um único documento e ficas em conformidade. 

Quando usar cada documento de forma resumida?

• Fatura → Quando o serviço é prestado ou o bem vendido, mas o pagamento ainda não foi feito.
• Recibo → Quando estás a registar que o pagamento de uma fatura anterior foi feito.
• Fatura-Recibo → Quando recebes o pagamento no mesmo momento em que prestas o serviço ou vendes o bem.

Ou por outras palavras:

• Já recebeste? Emite fatura-recibo.
• Ainda não recebeste? Emite uma fatura.
• Recebeste depois? Emite o recibo correspondente.

Como emitir estes documentos?

Em Portugal, a emissão destes documentos deve ser feita através de programas de faturação certificados pela Autoridade Tributária ou diretamente no Portal das Finanças. É essencial garantir que todos os elementos obrigatórios estão presentes para assegurar a validade fiscal dos documentos.​

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